Prüfungsdurchführung

Unsere Revisionsprüfungen laufen i.d.R. wie folgt ab:

• Vorbereitung/Preliminary Survey
• Eröffnungsgespräch
• Durchführung der Prüfung
• Klärung mit Verantwortlichen
• Schlussbesprechung
• Berichterstellung
  
  

Im Nachfolgenden werden die genannten Phasen kurz skizziert:

Vorbereitung

Die Vorbereitung umfasst neben der Einholung und Auswertung erster Informationen und der Erstellung des Prüfkonzeptes  auch die Terminkoordination und  Ablaufplanung. Nach der Planung/Vorbereitung auf die Prüfung  kommt es zur Ankündigung der Revision bei der Leiterin oder dem Leiter der geprüften Einheit.

Eröffnungsgespräch

Am Beginn der Revision steht das Eröffnungsgespräch, welches dazu dient Revisionsziele, Prüfmethode und Vorgehensweise mit dem Leiter bzw. den relevanten Mitarbeitern der geprüften Einheit zu besprechen. Ziel ist es, einen optimalen Ablauf der Prüfung zu gewährleisten und die notwendige Unterstützung der geprüften Einheit zu erhalten.

Durchführung der Prüfung

Prüfungen haben grundsätzlich die vier Kriterien
- Ordnungsmäßigkeit
- Sicherheit
- Funktionalität
- Wirtschaftlichkeit
zum Gegenstand, sowie das Interne Kontrollsystem (IKS).

Prüfungen werden von und dabei regelmäßig als Prozessprüfungen vorgenommen.

Dazu machen wir uns zunächst u.a. durch das Studium bestehender Anweisungen und Regularien zum internen Soll kundig und nehmen dann durch Interviews mit den am Prozess Beteiligten auf allen Hierarchestufen das Ist-Verfahren auf. Zudem nehmen wir Stichproben- oder Vollprüfungen von Daten und Dokumenten, die im geprüften Prozess genutzt oder erstellt werden, vor.

Auf Basis der Erkenntnisse machen wir konkrete und umsetzbare inhaltliche und zeitliche Vorschläge zur Verbesserung. Dabei legen wir größten Wert auf die Klarheit und die Umsetzbarkeit von Maßnahmen, da beides sowohl für die Akzeptanz bei den Geprüften als auch für eine spätere Nachschauprüfung (Follow-up) unabdingbar ist.

Klärung mit den Funktionsverantwortlichen 

Etwaige Beanstandungen sowie Verbesserungsbedarfe werden mit den direkt Verantwortlichen besprochen, sowie Lösungs- und Verbesserungsvorschläge inhaltlich und zeitlich betreffend die Machbarkeit erörtert.

Abschlussbesprechung

Der Geschäftsführung/Leitung der geprüften Einheit stellen wir – idealerweise am letzten Tag unserer Prüfungstätigkeit vor Ort – die Erkenntnisse aus unserer Prüfung detailliert vor. Anhand des Berichtsentwurfes mit Verbesserungsvorschlägen werden Maßnahmen, Zuständigkeiten und Termine fixiert.

Berichterstattung 

Zu unseren Prüfungsaktivitäten und -ergebnissen berichten wir ausschließlich an unseren Auftraggeber. Wir versenden den finalen Bericht papiergebunden und/oder elektronisch an die Geschäftsführung und, je nach festzulegendem Verteiler, an ggf. weitere Personen.